La gestion de toute la communication avec les fournisseurs est une grosse partie de notre travail.

Cette communication est essentiellement faite directement du français au chinois par nos soins, il n'est pas nécessaire de passer par une troisième langue comme l'anglais (ceci étant dit la plupart des usines disposent de personnel parlant anglais). 

La traduction sera généralement directe, mot pour mot s'il le faut. Mon expérience me montre qu'il est extrêmement important de ne pas traduire de manière approximative sous l'influence de ses propres points de vus personnels ; notre mission n'est pas d'être entre l'acheteur et le fournisseur, mais de permettre une communication fluide et transparente directe entre l'acheteur et le fournisseur, sans jamais chercher à se rendre indispensable. Parfois cependant il m'arrivera peut-être de revenir vers vous pour conseiller d'exprimer les choses d'une meilleure manière ou donner des informations annexes permettant de mieux comprendre ce que le fournisseur veut dire ou pourquoi il propose de faire ainsi; il m'arrivera souvent de vous donner mon point de vue et mes conseils sur comment gérer au mieux chaque étape de la collaboration.

Toute notre équipe parle ainsi français et chinois.

La communication concerne entre autres les échanges d'e-mails, les conférences téléphoniques éventuelles, la traduction de documents techniques, l'organisation et l'accompagnement lors de votre probable séjour en Chine le cas échéant. 

Nous parlerons plus précisément du respect des normes européennes (et françaises), mais les informations données seront également valables/adaptables pour d'autres pays.

Pour un produit vendu en Europe, le respect des normes européennes, destinées à protéger à la fois la santé du consommateur et parfois aussi celle de l'environnement, est essentiel, que se soit pour les produits fabriqués en Europe ou importés depuis l'étranger.

En tant qu'importateur, il vous reviendra la responsabilité du respect de ces normes. C'est à vous de la garantir, et les services de l'Etat pourront à tout moment venir la contrôler:

- Lors de l'entrée en Europe des marchandises importées : par contrôle direct sur marchandise (très rare), ou généralement en vous demandant de présenter la preuve qu'un minimum de tests ont été passés avec succès en présentant un certificat. Les douanes en feront d'ailleurs la demande quasi systématique pour les imports par container, toutefois les résultats de tests demandés peuvent varier et vont dépendre de nombreux paramètres : il y a d'une part les tests physiques, des normes d'étiquetage (au minimum, le fameux logo CE), et d'autre part les tests chimiques propres aux produits. Pour les tests chimiques, la réglementation Européenne dans sa directive REACH, banni les concentrations trop importantes de très nombreux éléments chimiques. Toutefois, fort heureusement, les douanes n'iront que très rarement vous demander de fournir des certificats REACH. Il y aurait en effet tellement de tests à effectuer (pour chaque élément chimique, et pour chaque couleur/matériau impliqué dans le produit) que si tous les tests possibles devaient être faits, le coût de ces derniers dépasserait alors parfois de plusieurs ordres de grandeur la valeur de la production importée ! Les douanes n'ont d'autre choix que d'être pragmatiques, elle vous demanderont donc d'avoir pris toutes les mesures 'raisonnables' pour vous assurer de la conformité aux normes.

- Lors de la mise sur le marché, par exemple sur contrôle inopiné en magasin des services de l'état.

Toute la grande question, c'est : qu'est-ce qui est raisonnable?

Réponse : ça... dépend. De quoi ?

> de la valeur de l'envoi. (plus c'est important, plus les certificats exigés seront contraignants)
> de la quantité pour chaque produit différent de l'envoi. (plus il y a de produits différents, et moins il est réaliste pour les douanes de vous obliger à fournir chaque certificat correspondants)
> de la variété de matériaux impliqué dans les produits importés. On vous demandera REACH par exemple, si vous importez un container entier d'un produit réalisé dans une seule matière, par exemple, des matériaux de construction en PVC.
> la destination du produit. Est-il destiné à être vendu directement tel quel ? Est-ce un échantillon destiné à tester la marchandise avant commande ? Où est-ce une pièce qui va être ensuite transformée, utilisée dans la fabrication du produit final ?
> le publique cible. Si c'est destiné à être utilisé par des bébés ou des enfants, ce sera forcément bien plus contraignant. Les jouets pour enfants vont nécessairement avoir à passer par des tests EN-71.
> J'ai même vécu le cas, où un produit éducatif a été jugé NON CONFORME aux normes européennes et fait retiré du marché, vendu en magasin pour enfants; mais CONFORME, lorsque le produit à été vendu aux enseignants et utilisé en classe !!!
> SURTOUT, si ce type de produit à rencontré des gros problèmes par le passé : il y a régulièrement des scandales, soit dû à certains fabricants peu scrupuleux utilisant des produits particulièrement toxiques dans leur production, soit des gens qui se sont blessés en utilisant des produits mal conçus/de mauvaise qualité. Vous pouvez être sur que si votre type de produit à pu poser un risque par le passé, la demande de certificats risque d'être particulièrement exigeante. Quand bien même ce ne serait pas une exigence des douanes, il faut à tout prix être très vigilant, et effectuer autant de tests qu'économique faisable, car peu d'entreprises peuvent réussir à survivre à un scandale...

Mais alors, quelles normes doivent respecter mon produit ?

REACH, et toutes les normes CE relatives au produit en question. Pour la plupart des produits transformés, personne n'ira jamais vérifier que c'est bien conforme à REACH, les tests coûtant trop cher, mais il peut être dans certains cas judicieux d'obtenir du fabricant les certificats de conformité de ses propres fournisseurs de matières premières. Pour CE, bien souvent et pour des produits déjà existants, les usines disposent déjà de certificats qu'il vous suffira de leur demander; toutefois pour des commandes normalement importantes ou un produit nouveau / très personnalisé, il faudra faire réaliser des tests. C'est d'ailleurs ma recommandation. Car les usines ont parfois la fâcheuse habitude d'envoyer pour tests des échantillons réaliser avec grand soin, alors que la production elle même utilise des matériaux de moindre qualité, ou un process de fabrication plus rapide. Les résultats de tests sont alors trompeurs.

Concrètement, comment procéder ?

La première chose à faire est de contacter les douanes françaises/de votre pays. Leur demander pour votre produit si des certificats sont exigés et lesquels.

Lorsque la situation l'exige (selon les enjeux financiers et le type de produit), des demandes de cotations seront envoyées à plusieurs labos de tests, parmi les plus connus (SGS, TUV, Veritas, etc). Vous serez confrontez à un premier choix : dois-je faire les tests en Chine ou en France ?

S'il est vrai que les partenaires et douanes préfèreront instinctivement et auront plus confiance en des tests fait près de chez eux, dans la pratique, ces sociétés de labos sont internationales et tentent d'effectuer des tests d'une rigueur absolue. En effet, si les résultats de tests devaient être différents entre les pays (ou entre labos), leur réputation en prendrait un coup, ce qu'ils ne peuvent se permettre. Ce qu'il ne faut pas, c'est choisir un labo local chinois peu connu qui serait proposé par l'usine par exemple.

Le choix de faire les tests en Chine a plusieurs avantages :

1/ Ils sont généralement moins chers qu'en France.
2/ Les résultats sont fournis bien plus vite. Ceci vous permettra ainsi dans le cadre d'une production classique de faire tester une production AVANT d'en avoir réglé le solde (le solde pouvant généralement être réglé plusieurs semaines après le départ bateau de la marchandise, avant son arrivée au port de destination)

Si vous avez pris la décision d'effectuer vos propres tests, il peut-être intéressant de faire rajouter dans le contrat d'achat (la proforma invoice) ce qui se passera en cas d'échec aux tests (généralement, production à refaire aux normes + prise en charge par l'usine du coût des nouveaux tests à effectuer, toujours chez le labo internationalement reconnu de votre choix.)

Le contrôle qualité peut avoir lieu à plusieurs niveaux:

- Avant la production. Il peut s'agir d'un contrôle usine de pré-production, afin de s'assurer que l'usine existe, est sérieuse, dispose de tous les équipements nécessaires. En cas de demande spécifique, on peut toujours faire appel à des sociétés de certification spécialisées, mais ne venez pas me demander avec un préjugé classique si des enfants travaillent à l'usine ou si les employés sont exploités !

- Sur échantillons ou série de pré-production. C'est en général effectué directement par vos soins (envoi par avion d'échantillon ou lors d'un passage en Chine.

- En cours de production (notamment en début de production). C'est rare mais cela peut être utile voir nécessaire sur des productions contenant une étape clef intermédiaire; des productions importantes, urgentes et/ou de nouvelle usine/nouveau produit.

- En fin de production. Là c'est impératif et particulièrement important. C'est en fait pour votre agent commercial le moment le plus important dans tout le travail de suivi de la commande. Un travail de contrôle qualité correctement effectué peut permettre d'éviter des catastrophes. Malheureusement, les problèmes détectés sur la production ne sont pas tous corrigeables de manière satisfaisante, et peuvent conduire à de difficiles négociations lorsque l'usine perdrait trop d'argent à refaire la production ou que le client n'a pas le temps d'attendre que la production soit refaite conformément aux exigences de qualité. Un contrôle qualité exigeant permet souvent de faire corriger rapidement des petits défauts qui auraient coûter très cher à faire corriger en France / dans votre pays. Non seulement cela, mais si de nouvelles productions sont prévues ensuite, l'usine fera plus attention et la qualité de sa production sera améliorée. Il est vrai que parfois l'exigence à un coût et que suite à des contrôles qualité rigoureux, l'usine peut parfois revoir ses coûts de production à la hausse et demander plus d'argent sur de futures productions. Aussi il est important pour le client de surveiller l'évolution des prix proposés par l'usine et d'imposer des prix cibles à l'usine en cas d'évolution défavorable.

A noter : un bon contrôle qualité commence toujours par compter la marchandise. Il faut que toute la production vous est été présentée. Ensuite, il faut prendre des cartons au hasard parmi tous les cartons disponible, pour chaque produit différent. (astuce de professionnel : avec un peu d'expérience, ce n'est jamais vraiment au hasard qu'on prend les cartons, on préfèrera des cartons qui semblent abîmés, des cartons visiblement préparés en fin de production, on tentera de prendre des cartons à des endroits très différents des palettes proposées, en allant parfois chercher certains cartons peu accessibles... 

Bien évidemment, le contrôle qualité ne peut être effectuer sur toutes les pièces, par conséquent, certains problèmes ne seront pas détectés. On obtient toutefois rapidement une bonne idée de l'état général du sérieux de la production. En cas de doute, on pourra toujours prendre quelques cartons en plus sur la référence en question.

A noter : il m'est arrivé de tester une petite production 4 fois, refaites 4 fois, et de la refuser également 4 fois, toujours pour le même problème. C'est là mon record personnel, pour un produit très particulier et nouveau, nécessitant la parfaite compatibilité avec une autre pièce déjà produite. Au 4e refus, un arrangement différent a été trouvé.

Pour gagner du temps, c'est une étape importante mais malheureusement souvent passée à la trappe par nombreux de mes clients.

Le principe essentiel est le suivant : ne lancez jamais une production avant d'avoir eu un (de préférence plusieurs) échantillons produits de préférence dans les mêmes conditions de production que lors de la véritable production. Selon les produits, cela peut s'avérer coûteux de lancer une pré-production, en plus du temps 'perdu'.

2 possibilités :

A/ L'usine a réalisé plusieurs échantillons identiques. Après vérification qu'ils sont bien identiques, je vous en envoi pour validation en conservant un exemplaire en Chine (à l'usine).

Ou B/ Il n'existe qu'un exemplaire qui vous est envoyé pour validation, que vous me renvoyez après l'avoir signé.

En effet,

1/ les modifications ultimes faites au produit peuvent ne pas être aussi bien qu'espérées / des erreurs peuvent apparaître. Il est donc bien important d'avoir une version finale validée.

2/ L'usine doit pouvoir se référer à un objet validé par le client pour ses besoins de contrôle qualités internes; tandis que je dois pouvoir avoir une base lors de mon contrôle qualité pour décréter si oui ou non la qualité de la production est conforme ou non à ce qui était prévu.

PAR AILLEURS. Dans certains cas particuliers, si vous voulez être certains que l'usine est capable de fabriquer les produits conformément à des normes très contraignantes (exemple concret vécu : des produits gonflables devant impérativement faire figurer en plusieurs langues tout une série d'avertissements bien particuliers au consommateur) ou si la production est confiée à des usines du côté du Zhejiang/Shanghai, qui ont traditionnellement moins l'habitude d'exporter/des normes européenes; et que vous ne pouvez pas vous permettre de faire refaire l'ensemble de la production en cas d'échec des tests labos sur la production principale, alors vous pouvez déjà faire faire les tests labos sur cette pré-production (attention, les labos vous demanderont souvent un peu plus d'une dizaine d'échantillons à tester par produit)