La première étape d'une recherche de fabricant est la demande de cotation. Pour avoir des informations plus détaillées sur un fabricant qui semble intéressant, lorsqu'on a une bonne idée des références et quantités à fabriquer, on fait alors établir une Proforma Invoice (形式发票）, qui est une proposition de contrat d'achat. 

Pour une demande avec des enjeux financiers et des conditions de délais/qualité/etc importants, cette proforma invoice de l'usine devra être complétée, selon les besoins, en précisant les dates d'envoi maximales (en jours après les règlements et confirmations éventuelles nécessaires), les pénalités en cas de manquement, les normes applicables, ce qui se passe en cas de marchandises non conforme aux normes, voire en prévoyant la réalisation d'échantillons finaux à la marque du client avant règlement et lancement de la commande.

Par principe, sont réglés à l'usine 30% de la valeur de la commande pour lui permettre d'acheter les matières premières et lancer la production.

A noter que, surtout pour un produit classique, qui n'est pas à réaliser sur mesure, on tâchera de sélectionner de préférences des fournisseurs qui disposent de résultats de tests prouvant la conformité de leurs produits par rapport aux plus importantes normes applicables européennes/de votre pays.